Inspired from discussion with “explo professor” and “bu big bos”
Summarized by Romora Edward Sitorus
Accrue merupakan proses yang berkesinambungan hingga akhir masa budget (umumnya 1 tahun). Misalkan anda memiliki budget (rencana) untuk punya project sebesar 500.000 yang akan diselesaikan dalam 1 tahun. Segala sesuatu yang di-accrue pada akhirnya diharapkan menjadi nilai actual.
Dan bila anda berniat membaginya menjadi 4 Quarter seperti taruhlah demikian:
Secara Bagan,
table penjelasan accrual vs actual
Penjelasan:
Pada quarter I, anda memutuskan untuk melaksanakan kegiatan A. Katakan dimulailah project 500.000 USD dengan suatu kegiatan A. Untuk kegiatan A, dengan berbekal bukti (performance invoice, surat dari vendor yang formal), kita bisa menyatakan seberapa banyak kita telah bekerja pada quarter ini. Dalam hal ini, user menerima surat dari vendor bahwa mereka telah mengerjakan vendor sebesar 125.000. Pada quarter kedua, nilai 125000 ini akan di-reverse sehingga menjadi -125.000. Kemudian pada quarter kedua juga akan masuk actual (invoice, debit note, permintaan pembayaran) sebesar 125000. Taruhlah ini merupakan nilai yang benar-benar pas dengan accrual tadi. Berarti actual = accrual, sehingga hasilnya menjadi nol (0).
Kemudian pada quarter II, anda memutuskan untuk melaksanakan kegiatan B. Saat kegiatan B dimulai, sama seperti kegiatan A, harus juga melakukan accrual berdasarkan bukti-bukti yang bisa dipertanggungjawabkan. Maka pada kegiatan B, yang terjadi adalah terjadinya accrual sebesar 100.000. Kemudian pada quarter III, accrual ini akan di-reverse sehingga menjadi -10000. Namun demikian, karena beberapa alas an, invoice yang masuk tidak sebesar accrual yang ada. Maka yang akan terjadi tentu saja accrual vs actual tidak match. Maka terjadilah perbedaan sebesar -10.000. Mismatch ini dapat kita atasi dengan melakukan re-accrue sebesar 10.000. Sehingga menjadi 0. Namun pada akhirnya kita akan mengetahui bahwa actual costnya adalah 90.000.
apa yang terjadi dengan kegiatan general administrasi yang tidak termasuk dalam proses budgeting. Yang terjadi adalah sebagai berikut. Pada akhir bulan, pencatatan waktu kerja kita akan bertindak seperti debet dan kredit. Dia akan mengkredit dari home cost center dan melakukan debet ke asset cost center. Sedangkan akan halnya perbedaan antara cost bucket kita dengan cats yang kita isi (residual) akan diperkirakan pengalokasiannya berdasarkan waktu kerja pekerja kita di asset mana saja (dirata-ratakan). Sehingga kita bisa mengalokasikannya juga dari home cost center kepada asset cost center. Tetapi lebih dari itu sebenarnya yang terjadi pada saat seseorang melakukan accrual dia berusaha untuk melakukan actual sesempurna mungkin. Adapun dengan month-end closing, kita akan benar-benar mengerti berapa actual kita yang sebenarnya.
Pada dasarnya setiap expense merupakan hasil dari actual dan accrual. Accrual dilakukan untuk menunjukkan bahwa pekerjaan yang sebenarnya tidaklah sebagaimana nilai invoice yang diperoleh oleh finance department. Untuk itu, pada tiap akhir accounting month, sebelum closing disediakan beberapa hari untuk melakukan accrue. Yang tidak boleh terjadi adalah over-accrue maupun under-accrue. Hal ini terjadi bila pada saat kita meng-accrue, ternyata nilai actual juga masuk ke dalam system. Sehingga total nilai expense tidak menunjukkan nilai yang sebenarnya. Untuk itu sangat disarankan untuk mem-freeze masuknya actual pada saat melakukan accrual.
